Privacyreglement

9.1 Begripsomschrijvingen

Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Medische of psychologische gegevens

Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van betrokkene, op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.

Persoonsregistratie

Een samenhangende verzameling (geautomatiseerd dan wel niet geautomatiseerd) van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de zorgverlening zijn verzameld.

Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie

Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Eindverantwoordelijke van de persoonsregistratie

Eigenaar van Beautiful Day.

Betrokkene

Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen, een cliënt of vrijwilliger bij Beautiful Day.

Beheerder, bewerker en gebruiker van de persoonsregistratie

De eigenaar is verantwoordelijk voor het beheren, bewerken en gebruiken van de persoonsregistratie bij Beautiful Day. Om ervoor te zorgen dat alle cliëntdossiers digitaal veilig worden beheerd, maakt Beautiful Day gebruik van het systeem Qurentis.

9.2 Doel van de persoonsregistratie
Doelstellingen cliënten
De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:

Een goede uitvoering van de zorg die door de instelling wordt verleend
Het financieel afhandelen van de geboden zorg aan de cliënt met de cliënt dan wel met diens zorgverzekeraar;
Het evalueren van de zorg

Doelstellingen medewerker en vrijwilligers
De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:

Het financieel afhandelen van salaris en overige vergoedingen;
Het verantwoorden van de instelling aan de ziektekostenverzekeraars, uitvoeringsinstanties, belastingdienst en aan de overheid conform dit reglement, de vigerende voorschriften en wettelijke verplichtingen;

Doelstellingen Beautiful Day
De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:

Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
Het evalueren en bijstellingen van beleidstukken ter verbetering van de zorg en werkomgeving.

9.3 Registratie cliëntgegevens
Van de cliënten, die ondersteuning ontvangen van Beautiful Day Worden onderstaand gegevens opgenomen in zijn/haar persoonlijke cliëntdossier:

Personalia/identificatiegegevens:

naam, adres, postcode, woonplaats

BSN

geboortedatum

geslacht

telefoonnummer

gegevens contactpersoon (bijv. een familielid of bewindvoerder)

Contactgegevens instellingen die ook zorg bieden aan de cliënt.

Financieel/administratieve gegevens:

administratieve gegevens betreffende de betaling van de eventueel noodzakelijke eigen bijdrage

Beschikking

Medische en psychologische gegevens:

Indien een cliënt dagbesteding gaat ontvangen van Beautiful Day willen we graag weten of een cliënt allergieën heeft zodat hier rekening mee kan worden gehouden betreft het verstrekken van eten en drinken.

gegevens betreffende de samenstelling van het huishouden waartoe de cliënt behoort, voor zover noodzakelijk voor de zorgverlening (inzicht in sociaal netwerk)

medische gegevens voor zover noodzakelijk voor de goede uitvoering van de zorgverlening, zoals een dossier (bijv. medicatielijst).De medicatielijst wordt opgevraagd indien een client ondersteuning nodig heeft bij het innemen van medicatie. Beautiful Day beheert geen medicatie, maar kan bijvoorbeeld een cliënt wel op de juiste tijden herinneren aan het innemen van de medicatie.

Diagnostisch onderzoek. Reden is dat we bij aanmelding door zo’n onderzoek kunnen zien of we de juiste zorg kunnen bieden.

Gegevens betreft voortgang hulpverlening:

Plan van aanpak van de gemeente

ondersteuningsplan

rapportage na ieder contact

evaluatieverslag

De gegevens kunnen worden verkregen bij de wettelijk vertegenwoordiger. Dit kan de cliënt zelf zijn, ouder, mentor of curator.
Pas wanneer de wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk akkoord geeft voor het opvragen en/of delen van gegevens dan informeert de medewerker bij bijvoorbeeld familie, huisarts of samenwerkende instanties.

9.4 Registratie vrijwilligers
Van vrijwilligers bij Beautiful Day worden onderstaande gegevens opgenomen in zijn/haar dossier.

Personalia/identificatiegegevens:

naam, adres, postcode, woonplaats

BSN

Geboortedatum

geslacht

telefoonnummer

VOG

Contactpersoon (bijv. familielid die bij calamiteiten geïnformeerd kan worden)

Financieel/administratieve gegevens:

bank- en/of girorekeningnummer (alleen wanneer de vrijwilliger een declaratie indient)

totaal van onkosten- en/of reiskostenvergoedingen

Vrijwilligersovereenkomst

De gegevens kunnen worden verkregen bij de vrijwilliger zelf.

Beautiful Day zal geen gegevens in de persoonsregistratie opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan hierboven en in de bijlagen genoemd.
Opgenomen gegevens van medewerkers is niet beschreven in het privacyreglement omdat de eigenaar op dit moment de enige medewerker is bij Beautiful Day.

9.5 Vertegenwoordiging
Wanneer een cliënt niet of gedeeltelijk wilsbekwaam is, kan er door de rechter een mentor of curator worden toegewezen. Indien de betrokkene niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld, dan treedt degene in de plaats van de betrokkene die door hem daartoe op een eerder moment schriftelijk is gemachtigd. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan treedt in plaats van de betrokkene diens echtgenoot of andere levensgezel, tenzij deze persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, diens ouder, kind, broer of zus, tenzij deze persoon dat niet wenst. De persoon, die in de plaats treedt van de cliënt, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

9.6 Kennisgeving
Alle cliënten krijgen bij aanmelding een cliëntmap waarin staat vermeld welke gegevens worden bewaard en waarom, het toestemmingsformulier, het ondersteuningsplan, contactgegevens van Beautiful Day, klachtenregeling en privacyregeling. Indien nodig wordt de inhoud van de cliëntmap toegelicht.

9.7 Verstrekking van gegevens
Verstrekking van gegevens binnen de instelling
De gegevens zijn binnen de instelling alleen zichtbaar voor de eigenaar en een vrijwilliger krijgt alleen de noodzakelijke informatie die nodig is om het vrijwilligerswerk goed uit te kunnen voeren.

Verstrekking van gegevens van cliënten buiten de instelling
Buiten de instelling van de verantwoordelijke van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
Aan organen genoemd in de ZFW en de AWBZ en aan het ministerie van VWS, ten behoeve van de financiering van de hulpverlening.

9.8 Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens
Inzage in persoonsgegevens
De cliënt heeft het recht kennis te nemen van zijn/haar dossier.

Termijn van inzage en/of afschrift
De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden. Wanneer de cliëntenpopulatie groeit wil Beautiful Day ervoor zorgen dat cliënten te allen tijde in zijn/haar digitale dossier kan kijken. Bij de start is dit helaas nog niet mogelijk i.v.m. de kosten.

Procedure aanvraag inzage en/of afschrift:

Een verzoek tot inzage wordt door de wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk ingediend bij de eigenaar van Beautiful Day.
Inzage vindt plaats binnen vier weken na ontvangst van het verzoek; inzage kan, indien de wettelijk vertegenwoordiger zulks wenst, plaatsvinden onder begeleiding van de eigenaar van Beautiful Day.
Voor inzage plaats kan hebben dient de verzoeker zich te legitimeren. De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Kosten van afschrift
Voor de verstrekking van een afschrift wordt €0.05 per kopie in rekening gebracht.

9.9 Aanvulling, rectificatie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens
Aanvulling van persoonsgegevens
Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de wettelijk vertegenwoordiger afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

Rectificatie van persoonsgegevens
De wettelijk vertegenwoordiger kan verzoeken om rectificatie van op hem betrekking hebbende in de registratie opgenomen gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift.

Vernietiging persoonsgegevens
De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens.

Procedure

De wettelijk vertegenwoordiger verzoekt schriftelijk tot aanvulling/rectificatie/vernietiging van persoonsgegevens. In het schriftelijk verzoek staat gespecificeerd om welke gegevens het gaat.
De eigenaar van Beautiful Day reageert schriftelijk binnen vier weken. Binnen vier weken zijn de aanvullingen, rectificaties of persoonsgegevens vernietigd.

9.10 Recht op beperking van de verwerking
Een cliënt of vrijwilliger heeft het recht om beperking van de verwerking te krijgen. Men heeft dus het recht om minder gegevens te verwerken.
Wanneer er een schriftelijk verzoek wordt ingediend door de wettelijk vertegenwoordiger, waarin concreet staat welke persoonsgegevens men wil wijzigen of verwijderen dan wordt er binnen vier weken schriftelijk gereageerd en de aanpassing gerealiseerd.

9.11 Recht op bezwaar
Een cliënt of vrijwilliger heeft het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Een bezwaar wordt eerst mondeling besproken, maar wanneer er een bezwaar blijft bestaan kan de wettelijk vertegenwoordiger een schriftelijk verzoek indienen waarin concreet staat wat het bezwaar inhoudt. Beautiful Day reageert binnen vier weken schriftelijk. Wanneer de gegevens onnodig zijn voor het bieden van de hulpverlening op dat moment, wordt aan het verzoek voldaan. Indien nodig vindt er een persoonlijk gesprek plaats waarin wordt uitgelegd waarom de gegevens nodig zijn.

9.12 Bewaartermijnen
Bewaartermijnen cliënten
Wanneer een cliënt geen zorg meer ontvangt van Beautiful Day, bewaren we de gegevens voor uiterlijk één jaar. De gegevens worden bewaard, zodat mocht de cliënt in hetzelfde jaar zich opnieuw aanmelden voor zorg, we recente informatie hebben. Daarnaast kan het zijn dat de cliënt na de uit zorg melding gegevens opvraagt (bijv. voor een andere zorginstelling) en dan kunnen we deze na een ingevuld toestemmingsformulier verstrekken.
Wanneer de wettelijk vertegenwoordiger bij het eindgesprek aangeeft de gegevens te willen verwijderen als de zorg is gestopt, dan wordt hier een aparte notitie beschreven inclusief handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger. De gegevens worden dan verwijderd uit het systeem.

Bewaartermijnen vrijwilligers
Wanneer een vrijwilliger stopt bij Beautiful Day, bewaren we de contactgegevens uiterlijk één jaar (voor bijv. een onkostenvergoeding) en daarna worden de gegevens verwijderd uit het systeem.

9.13 Recht op dataportabiliteit
Indien een cliënt de persoonsgegevens die geregistreerd zijn bij Beautiful Day wilt meenemen naar een andere organisatie dan kan de wettelijk vertegenwoordiger dit schriftelijk aanvragen en worden de gegevens binnen een termijn van vier weken overgedragen.

9.14 Documentenbeheer
Cliëntgegevens worden bewaard in Qurentis. Beautiful Day maakt gebruikt van de softwarepakketten van Qurentis voor de financiële zorgadministratie en het elektronisch patiëntendossier. Alle persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd, waarbvij rekening wordt gehouden met de privacywetgeving.

Indien er een datalek wordt geconstateerd zal Qurentis contact openemn met Beautiful Day en verdere stappen ondernemen.
Cliënten en vrijwilligers worden geïnformeerd per brief die is opgesteld Qurentis en Beautiful Day en wordt door de eigenaar van Beautiful Day persoonlijk toegelicht.

Extern worden clientgegevens alleen gedeeld als er een ingevuld toestemmingsformulier aanwezig is. Deze informatie kan via een beveiligde mail of telefonisch worden gedeeld, maar bij voorkeur in een persoonlijk gesprek waar de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger bij aanwezig is/zijn.

9.15 Klachten
Klachten inzake nalevering privacyverklaring
Indien een cliënt of vrijwilliger van mening is dat de bepalingen van deze verklaring niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de eigenaar van Beautiful Day.

Klachtenafhandeling
Indien dit voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat kan de betrokkene gebruik maken van de klachtenregeling van Beautiful Day.
De betrokkene kan zich ook tot het College Bescherming Persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na een schriftelijke reactie van de eigenaar van Beautiful Day.

Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van het College Bescherming Persoonsgegevens.

9.16 Looptijd van de registratie
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie(s).

9.17 Wijziging van de privacyverklaring
Wijzigingen van deze verklaring worden aangebracht door de eigenaar van Beautiful Day. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.